Πριν από μερικές μέρες, διάβασα ένα άρθρο όπου μια εταιρία ανακάλυψε ότι οι υπάλληλοι της χρησιμοποιούσαν το φωτοτυπικό και για δικά τους έγγραφα. Ο διευθυντής έφτιαξε ένα ειδοποιητήριο σημείωμα και αφού το έγραψε έκανε μια επιμέλεια σε τρία στάδια.
1) διέγραψε φράσεις
2) διόρθωσε την έκφραση τού λόγου
3) έκανε ξεκάθαρη την πρόθεση του.
Αυτή την διαδικασία μπορούμε να την χρησιμοποιήσουμε τόσο στην συγγραφή μας, όσο και στον τρόπο που σκεφτόμαστε.
Ας δούμε τα βήματα που έκανε ο διευθυντής, για να συντάξει το σημείωμα του.
Το πρώτο ήταν πρόχειρο κι έγραφε: "Τέτοιες πρακτικές (εννοούσε να χρησιμοποιούν το φωτοτυπικό) αντιβαίνουν στην πολιτική τής εταιρίας και πρέπει να σταματήσουν αμέσως. Κατόπιν αυτής τής προειδοποιήσεως, οποιοσδήποτε στο μέλλον την αγνοήσει θα αντιμετωπίσει την ποινή τής απόλυσης".
Αυτό έμοιαζε σαν να το είχε γράψει ρομπότ, οπότε το συντόμευσε σε: "Τέτοιες πρακτικές είναι αντίθετες με την πολιτική τής εταιρίας και θα οδηγήσει σε απολύσεις". Αυτό ήταν πολύ κοφτό και με τρομοκρατικό ύφος. Ήθελε στ' αλήθεια να επιβάλει την πολιτική τής εταιρίας; Κι αν οι υπάλληλοι το χρησιμοποιούσαν έτσι κι αλλιώς; Να προσλάμβανε κάποιον να αστυνομεύει το μηχάνημα;
Ο διευθυντής συνειδητοποίησε ότι αυτό που έγραψε φαινόταν σαν ψεύτικη απειλή, αφού δεν ήταν διατεθειμένος να απολύσει κανέναν μόνο και μόνο επειδή χρησιμοποιούσε το φωτοτυπικό. Έτσι, το διόρθωσε ξανά, "το φωτοτυπικό δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για προσωπικούς λόγους". Τώρα το σημείωμα ήταν ξεκάθαρο και χωρίς περιττά λόγια, αλλά φαινόταν υπερβολικά απλουστευμένη δήλωση και δεν τού άρεσε. Ο διευθυντής σκεφτόταν ποια ήταν πραγματικά η αιτία που η εταιρία δεν ήθελε να χρησιμοποιείται το μηχάνημα πέρα από τα έγγραφα της και συνειδητοποίησε ότι ήταν λόγω τού κόστους σε αναλώσιμα. Επίσης σκεφτόταν ότι οι υπάλληλοι μπορούσαν να κατανοήσουν το πρόβλημα τής εταιρίας, οπότε θα έθετε μια λογική πολιτική και θα τους έγραφε στο σημείωμα πως λειτουργεί.
Έτσι, έγραψε τελειωτικά: "Αναθεωρούμε την πολιτική μας για την χρήση τού φωτοτυπικού για τα προσωπικά έγγραφα των υπαλλήλων μας. Στο παρελθόν δεν ενθαρρύναμε το προσωπικό μας για τέτοιου είδους χρήση λόγω κόστους, αλλά τώρα μπορείτε να εκτυπώνετε βάσει αντιτίμου".
Γράφοντας κι αναθεωρώντας τις σκέψεις του, η αντίληψη του άλλαξε. Αν έμενε μόνο στην αρχική του απόφαση, οι υπάλληλοι του θα αγανακτούσαν και ίσως να εξακολουθούσαν να χρησιμοποιούν το φωτοτυπικό κρυφά, πράγμα που δεν θα έλυνε το πρόβλημα.
Αναθεωρώντας το γράψιμο μας, ξεκαθαρίζουμε τις ιδέες μας, και όταν θέλουμε να πούμε κάτι σκεφτόμαστε τον καλύτερο τρόπο για να το πούμε.
Μερικές φορές δεν χρειάζεται να επικεντρωθούμε στη συγγραφή αυτή καθεαυτή (γραμματική, συντακτικό, ορθογραφία) αλλά στο αίτιο που κρύβει το μήνυμα. Αυτή είναι η πιο χρήσιμη διάσταση στην έκφραση τής συγγραφής. Οι ιδέες μας μερικές φορές δεν είναι ξεκάθαρες γιατί είναι παγιδευμένες στο κεφάλι μας και η συγγραφή μάς επιτρέπει να εξωτερικεύουμε τις σκέψεις μας, να τις βάζουμε στο χαρτί και να μπορούμε να τις παρατηρήσουμε πιο αντικειμενικά, και να τις αναθεωρήσουμε.
Αυτή η διαδικασία εκπαιδεύει το μυαλό μας να χρησιμοποιεί τη γλώσσα μας καλύτερα, για να γινόμαστε αρκετά σαφείς και να μη μπερδεύουμε το κοινό που μας ακούει.
Κάθε μέρα επικοινωνούμε μέσω των γραπτών μας, μέσα απ' τα κοινωνικά δίκτυα. Δημοσιεύουμε, συνομιλούμε, στέλνουμε μηνύματα, σχολιάζουμε, γράφουμε στο blog μας, ή δημιουργούμε μια παρουσίαση στη δουλειά μας. Έτσι κάπως η γραφή επηρεάζει την ζωή μας και δίνουμε στον εαυτό μας την ευκαιρία να βελτιώσουμε την σκέψη μας, να μη γράφουμε το πρώτο πράγμα που μας έρχεται στο νου. Γι αυτό πρέπει να είμαστε υπέρμαχοι τής βελτίωσης τής γραφής μας και μέσω αυτής και τού τρόπου σκέψης μας.
